Não adianta resistir ou lutar contra, o WhatsApp é uma das ferramentas mais usadas no dia a dia do brasileiro, segundo Data AI Intelligence, em média são 24 horas mensais na plataforma.
Em um levantamento da Opinion Box, 79% dos entrevistados afirmaram se comunicar com empresas pela ferramenta. Por esses motivos tem sido comum adotar mensagens de cobrança pelo WhatsApp.
Confira mais sobre esse recurso, quando e como utilizá-lo e 10 modelos de mensagens de cobrança pelo WhatsApp para te inspirar.
Devo usar ou não o WhatsApp como ferramenta de cobrança na minha empresa?
A resposta de um milhão é: depende. Ninguém quer ouvir isso, mas quando se trata de comunicação com o cliente há dois fatores principais para definir um canal:
- O canal faz sentido para sua empresa?
- O cliente quer se relacionar por esse canal?
Para adotar o WhatsApp para cobranças ou mesmo outras vias de comunicação e assuntos, a primeira coisa que você deve refletir é se faz sentido para sua empresa e se você irá conseguir cuidar e alimentar a comunicação pelo canal.
Depois, você deve entender se seu cliente quer se comunicar por ali, pelo menos a maioria deles deve estar familiarizado com a ferramenta e ter o desejo, ou não se importar, em receber mensagens por lá.
Outro ponto importante é: lembre-se de pedir e armazenar a resposta de permissão do seu cliente para essa interação, assim você não arrisca descumprir a LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.
Como montar uma mensagem de cobrança?
Montar uma mensagem de cobrança é um desafio, afinal, não existe uma fórmula mágica, mas com algumas dicas, essa tarefa pode ser simplificada.
Assim como qualquer outra mensagem, a dica é pensar em para quem você está falando, o seu objetivo com a mensagem e, para empresas, qual é a identidade da sua empresa, o tom de comunicação dela.
Dicas para montar a mensagem de cobrança:
- Mantenha a calma e a educação: evite utilizar um tom ameaçador ou ofensivo, pois isso pode prejudicar o relacionamento com o cliente;
- Seja claro e conciso: evite mensagens longas e complexas. Vá direto ao ponto e utilize uma linguagem simples e objetiva;
- Personalize a mensagem: sempre que possível, personalize a mensagem, mencionando o nome do cliente e o serviço ou produto adquirido;
- Ofereça opções de negociação: se o cliente estiver com dificuldades financeiras, ofereça opções de negociação, como parcelamento ou desconto.
O que deve ter em uma mensagem de cobrança:
- Saudação cordial: inicie a mensagem com um cumprimento educado;
- Identificação da dívida: seja claro e objetivo ao informar o valor da dívida, a data de vencimento e o número da fatura ou do contrato;
- Motivo da cobrança: reforce a importância do pagamento e as consequências do atraso, como juros e multas;
- Canais de pagamento: informe as opções de pagamento disponíveis, como boleto bancário, transferência online ou cartão de crédito;
- Prazo para pagamento: estabeleça um novo prazo para quitação da dívida;
- Contato para dúvidas: forneça um número de telefone, e-mail ou endereço para o cliente poder entrar em contato caso tenha dúvidas ou necessite de mais informações;
- Agradecimento: finalize a mensagem agradecendo a atenção do cliente e reforçando o compromisso da sua empresa em resolver a pendências.
Como escrever uma mensagem de cobrança no WhatsApp?
Se o canal escolhido para realizar a cobrança é pelo WhatsApp você deve seguir as dicas acima para montar sua mensagem, resumidamente:
Seja claro e objetivo:
- Identifique a dívida: mencione o valor, a data de vencimento e o serviço ou produto relacionado;
- Informe as consequências do atraso: cite os juros e multas que poderão ser aplicados;
- Apresente as opções de pagamento: dê opções claras e fáceis de serem realizadas, como boleto, PIX ou cartão de crédito.
Mantenha um tom educado e profissional:
- Use um cumprimento cordial: “Olá, [Nome do cliente]” ou “Prezado(a) [Nome do cliente]”;
- Evite expressões agressivas: mantenha um tom amigável e colaborativo;
- Agradeça a atenção: mostre que valoriza o cliente.
Seja conciso:
- Vá direto ao ponto: evite rodeios e informações desnecessárias;
- Utilize frases curtas e objetivas: facilite a compreensão do cliente.
Ofereça um canal de atendimento:
- Disponibilize um número de telefone ou e-mail: para que o cliente possa tirar dúvidas ou negociar a dívida.
Além disso, no WhatsApp há alguns pontos importantes como:
- Use emojis com moderação: eles podem humanizar a mensagem, mas use-os com cuidado para não parecer informal demais;
- Evite enviar mensagens em horários inoportunos: respeite o horário de trabalho e descanso do cliente;
- Mantenha um registro das mensagens: isso é importante para acompanhar o histórico da cobrança.
Mensagens de cobrança pelo WhatsApp Modelos
Modelos de mensagens de lembrete de vencimento
Modelo 1: Lembrete amigável
Olá, [Nome do cliente]!
Gostaria de te lembrar que sua próxima fatura de [descritivo simples do serviço/produto] no valor de R$ [valor] vence no dia [data].
Aproveite para garantir o pagamento em dia e evitar qualquer transtorno!
Realize o pagamento clicando aqui [Link de pagamento].
Obrigado(a) pela atenção!
Modelo 2: Lembrete com benefício
Prezado(a) [Nome do cliente],
Sua fatura de [descritivo simples do serviço/produto] no valor de R$ [valor] vence em [data]. Pagando em dia, você garante [benefício, como: acesso a novos produtos, descontos, etc.].
Não perca essa oportunidade! Realize o pagamento clicando aqui [Link de pagamento].
Obrigado(a) pela atenção!
Modelos de mensagens de cobrança inicial
Modelo 3: Lembrete de fatura vencida
Olá, [Nome do cliente]!
Entramos em contato para lembrar que a sua fatura de [descritivo simples do serviço/produto] no valor de R$ [valor], referente ao mês de [mês], está vencida.
Para emitir a segunda via ou caso tenha dúvidas, entre em contato conosco.
Caso já tenha realizado o pagamento, ignore esta mensagem. Obrigado(a) pela atenção!
Modelo 4: Lembrete de fatura vencida com link de pagamento
Olá, [Nome do cliente]!
Entramos em contato para lembrar que a sua fatura de [descritivo simples do serviço/produto] no valor de R$ [valor], referente ao mês de [mês], está vencida.
Realize o pagamento clicando aqui [Link de pagamento].
Para emitir a segunda via ou caso tenha dúvidas, entre em contato por [opções de contato].
Caso já tenha realizado o pagamento, ignore esta mensagem. Obrigado(a) pela atenção.
Modelo 5: Lembrete de fatura vencida com aviso de consequências
Prezado(a) [Nome do cliente], a sua fatura de [descritivo simples do serviço/produto] no valor de R$ [valor] venceu no dia [data] e o pagamento ainda não consta em nosso sistema.
Para evitar a incidência de juros e multas, solicitamos o pagamento até o dia [nova data].
Você pode realizar o pagamento por [formas de pagamento].
Caso já tenha realizado o pagamento, ignore esta mensagem. Obrigado(a) pela atenção!
Modelo 6: Lembrete de fatura com opções de pagamento
Olá! Lembrando que sua fatura de [descritivo simples do serviço/produto] no valor de R$ [valor] está em aberto.
Para facilitar o pagamento, oferecemos as seguintes opções: [lista de opções, como boleto, PIX, cartão de crédito]. Caso prefira negociar, estamos à disposição para conversar.
Obrigado(a) pela atenção!
Modelo 7: Lembrete de fatura com opções de pagamento
Olá, [Nome do cliente]!
Queremos te ajudar a manter tudo em dia! ️ Sua fatura de [descritivo simples do serviço/produto] no valor de R$ [valor] está aberta.
Para facilitar o pagamento, você pode escolher a opção que preferir: [lista de opções]. É rápido e seguro!
Qualquer dúvida, estamos aqui.
Modelo 8: Aviso de corte de serviço
Atenção, [Nome do cliente]!
Informamos que o não pagamento da sua fatura de [descritivo simples do serviço/produto] no valor de R$ [valor] poderá resultar na interrupção do serviço.
Para regularizar sua situação, entre em contato conosco o mais breve possível.
Obrigado(a) pela atenção!
Modelo 9: Aviso de interrupção de serviço
Prezado(a) [Nome do cliente]!,
Estamos entrando em contato para informar que a há em nosso sistema um débito no valor de R$ [valor] com vencimento em [data].
Infelizmente, devido à falta de pagamento, somos obrigados a notificá-lo sobre a possibilidade de interrupção do serviço de [serviço].
Entendemos que imprevistos podem acontecer, por isso, estamos abertos para negociar uma forma de regularizar essa situação.
Entre em contato conosco pelos canais: [opções de contato].para encontrarmos a melhor solução. Agradecemos a sua compreensão.
Modelo 10: Agradecimento após o pagamento
Muito obrigado, [Nome do cliente]! Constatamos o pagamento da sua fatura. Agradecemos sua atenção e preferência.
Mensagens de cobranças pelo WhatsApp automatizadas
Melhor que usar o WhatsApp como ferramenta de cobrança para sua empresa é usar essas mensagens de cobranças automatizadas!
Com o Fatubox, você só precisa escolher seus modelos de mensagens e configurar, pronto, você faz apenas uma vez, e escolhe sua regularidade.
Assim não precisa enviar todo mês mensagem por mensagem para cada cliente. Ainda tem mais:
- Gerencie suas cobranças;
- Personalize suas cobranças para cada produto e cliente;
- Realize o envio de cobranças recorrentes;
- Integre os atendimentos e cobranças;
- Gere relatórios de vendas e comissões;
- Receba via QR Code, Pix, boleto ou cartão;
- Emita notas fiscais & mais.
Isso tudo contando com o auxílio de uma equipe de suporte para te ajudar no que for preciso, por e-mail, telefone ou chat. Agende uma demonstração.
Fontes citadas:
https://forbes.com.br/forbes-tech/2024/06/veja-as-redes-onde-os-brasileiros-mais-passam-tempo-whatsapp-perde-lideranca/Opinion Box – Relatório WhatsApp no Brasil – Julho de 2024. Acesso em: https://materiais.opinionbox.com/pesquisa-whatsapp-no-brasil
